Optima

Optima rollt weltweit Unified Communications auf Lync-Basis aus

Maschinenbauer aus Schwäbisch Hall lässt durch IP Dynamics seine Avaya Telefonanlage um UC-Funktionalitäten erweitern.

Tagtäglich werden unvorstellbare Mengen an Lebensmitteln, kosmetischen, chemischen und medizinischen Produkten abgefüllt und verpackt - viele davon mit Maschinen von Optima. Der weltweit tätige Mittelständler mit Hauptsitz in Schwäbisch Hall ist ein führender Hersteller von Verpackungsmaschinen. Diese zeichnen sich zum Beispiel durch Produktschonung und Prozesssicherheit aus. Sie werden kundenspezifisch angefertigt und in alle Welt geliefert. Zu den Kunden gehören Konzerne wie Procter & Gamble oder Johnson & Johnson.

2.000 Mitarbeiter in über einem Dutzend Ländern

Insgesamt beschäftigt Optima an drei deutschen Standorten und an Niederlassungen in weiteren zwölf Ländern in Europa, Asien sowie Nord- und Südamerika rund 2.000 Mitarbeiter. Technologien und Sondermaschinen von Optima gelten als weltweit führend, unter anderem beim Verpacken von Lebensmitteln (stückig bis flüssig), im Bereich Pharma für die Abfüllung von sterilen und nichtsterilen Liquida oder für das Verpacken von Papierhygieneprodukten in Beutel. Kartonierer und Sammelpacker komplettieren das Maschinenprogramm. Eine Exportquote von 80 Prozent spricht für sich. Ein international derart erfolgreiches Unternehmen benötigt auch eine effiziente globale Kommunikationsinfrastruktur. Optima war auf diesem Gebiet schon lange ein Vorreiter: Seit Jahren hatte das Unternehmen eine zentral verwaltete, IP-Telefonie-Plattform auf Basis des Avaya Communication Managers im Einsatz.

Weltweit bessere Erreichbarkeit und Zusammenarbeit

Doch neue technische Möglichkeiten erzeugen neue Wünsche: Reisende Mitarbeiter wollten an anderen Standorten unter ihrer normalen Telefonnummer erreichbar sein. Statt nur einen dritten Teilnehmer ins Gespräch makeln zu können, wollte Optima eine Infrastruktur, mit der jeder Mitarbeiter und jedes weltweite Team gemeinsame Konferenz- Calls durchführen können.

Eine weitere Zielsetzung war, Provider-Kosten zu sparen, indem auch die gesamte Kommunikation zwischen den Standorten auf IP umgestellt wird. Mirko Pecoroni, zuständig für den Betrieb der Telefonanlage, sagt: „Wir wollten die bestehende Basis erweitern und unseren Mitarbeitern alle Vorteile heutiger Technologien geben - also auch Collaboration-Tools wie Chat, Videokommunikation und Screensharing einführen.“

Für dieses Projekt benötigte das Team um Alexander Ebert und Mirko Pecoroni einen Experten, der sich sowohl mit Avaya-Produkten als auch mit Microsoft Lync auskennt. Denn von der mittlerweile veralteten Version Microsoft Lync 2010 existierte eine Pilotinstallation, die durch eine aktuelle Version und eine vollständig ausgerollte Implementierung ersetzt werden sollte.

Der Microsoft Gold Partner IP Dynamics hatte Mitte des Jahres 2013 bei Optima den Service für die TK-Anlage übernommen. Dabei hat er durch flüssige Projektabwicklung und sehr guten Support einen positiven Eindruck hinterlassen. Da IP Dynamics zu diesem Zeitpunkt auch schon zahlreiche Lync-Installationen betreut hat, beauftragte Optima den Systemintegrator im Dezember 2013 damit, Lync in der neuen Version 2013 zu installieren und mit der TK-Anlage vollständig zu integrieren. Alexander Ebert, Projekt-Leiter: „Zu den Aufgaben gehörten die Analyse, Migration und Rückbau des Bestandsystems, das Update der Avaya Aura Application Enablement Services (AES) auf Version 6.1, der Aufbau einer kompletten neuen weltweiten Lync-Umgebung, die Integration der AES mit Lync sowie die Anbindung von weltweiten Remote-Arbeitsplätzen und Standorten über die Edge-Rolle des Microsoft Lync Server 2013.“ Diesen gesamten Katalog wickelten die Profis von IP Dynamics in nur drei Wochen Projektlaufzeit ab.

Jeder Handgriff saß

Alexander Ebert: „Es war wirklich erstaunlich, wie kompetent und reibungslos das Projekt ablief. IP Dynamics schloss es in einem Zug sauber ab. Man konnte täglich sehen, wie viel Erfahrung die Mitarbeiter mit den Technologien hatte. Jeder Handgriff saß.“

Im Ergebnis profitiert Optima nun von einem vollständigen Unified Communications (UC) Portfolio, welches das Team um Ebert und Pecoroni vom Hauptsitz in Schwäbisch Hall weltweit verwaltet. Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und Standorte verbessert sich durch eine einheitliche Architektur für Chat, Video, Screensharing, Voicemail, Telefonkonferenzen und eine insgesamt bessere Erreichbarkeit. Ein Nebeneffekt sind die deutlich gesenkten Providerkosten und die Möglichkeit, Skype-User direkt aus der einheitlichen UC-Oberfläche zu kontaktieren. Unter anderem im asiatischen Raum ist die geschäftliche Nutzung von Skype sehr populär.

Alle Zielsetzungen erreicht

Mirko Pecoroni: „Mit der Einführung von Enterprise Voice auf der Basis von Lync 2013 und der Integration unserer Avaya-Telefonanlage haben wir alle unsere Zielsetzungen erreicht und den Mitarbeitern Möglichkeiten gegeben, ihre Produktivität zu erhöhen. Wir sind voll und ganz zufrieden mit dem Ergebnis und können IP Dynamics auch in Anbetracht der extrem schnellen Durchführung nur weiterempfehlen.“