
„Der Arbeitsplatz verändert sich, warum dann nicht auch die Dateiablage?“
Diese und weitere Fragen stellen sich so einige Mitarbeiter, denn Sie nehmen deutlich wahr, dass sich ihr Arbeitsplatz wandelt. Neben zentraler und dezentraler Zusammenarbeit, arbeiten Mitarbeiter immer häufiger mit einem Internet-Browser (IE, FF, Safari, App auf dem Smartphone, etc.), denn Anwendungen werden immer häufiger über einen Internet-Browser ausgeführt, statt sie zu installieren. Und die Idee der Unternehmen, die jeder bestimmt schon einmal gehört hat, lautet: „Alles ist von überall aus erreichbar und Dokumente sowie Informationen liegen zentral ab“. Aber ist diese Idee auch in der Praxis umsetzbar?
Mit SharePoint entfällt das Versenden von Dokumenten via E-Mail, da Links verschickt werden. Diese Links sind wie die schon bekannten Internetadressen aufgebaut und führen den Mitarbeiter direkt zu dem Dokument. Egal, ob Word, Excel, PDF oder andere Dateiformate, das Dokument wird über den Link aufgerufen und kann sofort bearbeitet werden.
- Tipp: Die Bearbeitung erfolgt mit den Office-Online-Versionen für Word, Excel, PowerPoint etc., es kann aber auch jederzeit in die lokal installierte Anwendung gewechselt werden.
Folglich ist die Idee des Unternehmens, dass alle Dokumente und Informationen zentral abliegen und für alle abrufbar sind durch den Einsatz von SharePoint Wirklichkeit. Und damit ist der essenzielle Grundstein für die heutige zunehmende zentrale und dezentrale Zusammenarbeit gesetzt.
Für die Projektarbeit und intern benötigten Informationen bringt SharePoint ebenso Vorteile mit. Neben Links versenden, können alle zusammengehörigen Informationen und Dokumente zu Projekten, internen Themen sowie freigegebene Dokumente und Abbildungen zentral oder teamorientiert abgelegt werden. Das heißt, je nachdem wie Ihre Unternehmensstrukturen gestaltet sind, können im SharePoint die Informationen aufbereitet und freigegeben werden.
Daraus resultiert folgender großer Nutzen für Ihr Unternehmen: Kein Dokument, keine Information verbleibt bei einem einzelnen Mitarbeiter im Postfach bis zur Bearbeitung. Es wird zentral gearbeitet. Außerdem werden Dokumente mit einem eindeutigen Status, wie „In Bearbeitung“ und „Freigegeben“ gekennzeichnet.
Abbildung: Die SharePoint-Informationsarchitektur
Wissensmanagement umsetzen
SharePoint löst ein Problem, was unserer Erfahrung nach viele Unternehmen mit sich herumtragen: Angesichts der zunehmenden Bedeutung eines schnelleren Informationsaustausches sowie Wissensaufbaus und Wissensaustausches bei gleichzeitig zentraler und dezentraler Zusammenarbeit in Projekten, ist eine zentrale Dokumentenablage mit Dokumentenmanagement und Wissensspeicher in jedem Unternehmen Voraussetzung. Dies wird zumeist nur mittelmäßig mit einem Fileserver oder einer einfachen Ordnerstruktur bzw. Dateiablage gepflegt.
Mit SharePoint und der zentralen Dokumentenablage mit Dokumentenmanagement und Wissensspeicher können viele und zeitraubende Nachfragen via E-Mails und Telefonate – wo die Informationen liegen und wie aktuell diese sind – eingespart werden. Nachfragen sind oft mit Zeit verbunden und verschlingen damit wertvolle produktive Arbeitszeit.
SharePoint ist unserer Projekterfahrung nach eine vielseitige Anwendung. Die flexible Benutzeroberfläche lässt sich auf verschiedenste Anwendungsbereiche anpassen. Zusätzlich eignet es sich hervorragend für Projektarbeit und das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen. Seit der letzten Aktualisierung der DIN EN ISO 9001 ist das Wissensmanagement eine tragende Säule der Unternehmenskultur geworden, die Sie im Rahmen der (Re-)Zertifizierung nachweisen müssen. Die vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten von SharePoint machen es zur idealen Plattform, um Wissen zu speichern und abrufen zu können.
Mit SharePoint heißt Dokumentenmanagement:
- Dokumente und damit Informationen zentral für alle Mitarbeiter zur Verfügung stellen (mit Berechtigungskonzept).
- Versionierte Dokumente freigeben und eine Versionskontrolle sowie Archivierung einführen, um interne sowie rechtliche Vorgaben, Vorschriften und Gesetze einzuhalten.
- Wissensmanagement durch Aufbauen und Pflege von Informationen nutzen, beispielsweise über Wikis, Blogs, Kalender und Newsletter.
- Projekte steuern, Projekt-Controlling und Aufgabenliste für einfache zentrale Planung und Koordination bereitstellen.
Dennoch fragen sich viele, was SharePoint eigentlich kann.
Dokumente erstellen und hochladen
In der Weboberfläche von SharePoint können Sie direkt Dokumente per Drag & Drop hochladen oder neue Dokumente erstellen.
Dokumentenmappen
Dokumentenmappen sind eine wichtige Funktion in SharePoint. Dokumentenmappen sind eine Sammlung von zusammengehörigen Dokumenten, zum Beispiel für Angebote oder Projektdokumente, also ein eigener SharePoint-Ordner. Alle zu diesem SharePoint-Ordner gehörenden Dokumente werden „getaggt“, „gelabelt“, „markiert“ oder „mit Schlagworten versehen“ – wie ein Mitarbeiter sagen würde. Damit erhalten alle zusammengehörigen Dokumente die sogenannten gemeinsamen Metadaten. Metadaten können beispielsweise Projektnummer, Dokumenttyp oder der Dokumentenstatus sein.
Intelligente Dokumentenmappen
Das Nonplusultra bei SharePoint ist die Funktion für intelligente Dokumentenmappen, dass diese automatisch am richtigen Speicherort abgelegt werden und bereits viele eigene Vorlagen enthalten können. Beispiel: Haben Sie die Dokumentenmappe so konfiguriert, dass beim Erstellen automatisch Dokumente zur Verfügung stehen sollen, sehen Anwender diese auf der Willkommensseite und können gleich darin arbeiten. Die Voraussetzung dafür ist das Einstellen von Inhaltsregeln. Intelligente Dokumentenmappen erlauben weitreichende Konfigurationen für Dokumente und auch Berechtigungseinstellungen.
Für alle Mitarbeiter heißt es dann nur noch: Steht ein neuer Auftrag, ein neues Angebot oder ein neues Projekt an, kann der Mitarbeiter mit einem Mausklick alle Voraussetzungen schaffen, um mit der Arbeit zu beginnen und zentral mit allen Kollegen zu arbeiten. Und natürlich kann dieser anschließend sehr leicht den direkten Link einer Dokumentenmappe per E-Mail versenden.
Dokumenten IDs verwenden
Jedem Dokument wird eine eindeutige ID zugewiesen. Anwender können sogar nach Dokumenten mit dieser ID suchen. Auf diese Weise ist jedes Dokument in SharePoint genau identifizierbar. Und das bedeutet für das Dokumentenmanagement: Die SharePoint Option, eine eindeutige ID zuzuordnen, ermöglicht den direkten Zugriff auf die Datei per URL, auch wenn die Datei an einen anderen Ort verschoben wird.
Vorteile
- Projektverwaltung mit Dokumentenmappen
- Zusammenarbeit in Teams und in Projekten
- Nutzung auf vielen Endgeräten
- Unterstützt Barrierefreiheit durch Vorgaben und Einstellungen in den Bereichen
- Lesbarkeit durch Farbkontraste
- Navigation per Tastatur, per Maus oder per Sprachausgabe
- Alternativtext und Transkriptionen
- Schnell relevante Informationen finden und damit Arbeitsprozesse beschleunigen
- Geschäftsprozesse und Workflows: Festlegen, wie SharePoint Dokumente behandeln soll. Beispielsweise automatische Umbenennung sowie Ablage und Archivierung, wenn ein bestimmter Status für ein Dokument festgelegt wurde
- Reduzierung des E-Mail-Verkehrs und zentrale Informationsverteilung:
- Optimale Prozessunterstützung durch
- Projektarbeit und Projektdokumente zusammen ablegen
- Kostenkontrolle, Projektplan und Business Intelligence (Microsoft PowerApps) für einfache Projektverwaltung und Projektauswertung einsetzen
- Einen zentralen Terminkalender und Aufgabenlisten erreichen
- Wissensmanagement und Wissensaustausch via Wiki, Blog, Forum nutzen
- Berechtigungskonzept: Grundlegendes granulares konfigurierbares Berechtigungskonzept einstellbar. Sie können Berechtigungen sogar soweit konfigurieren, dass Anwender Dokumente auschecken müssen, um versehentliche Änderungen zu vermeiden
- Leistungsfähige und intelligente Suchfunktionen und gleichzeitig weniger Ordner
Zusammenfassung
Unsere Erfahrung und unser Know-How: Bei SharePoint ist ein firmenspezifischer Aufbau der gesamten Plattform immer notwendig und die Einfachheit mit Links zu arbeiten ist unersetzlich für die interne Organisation und für die Projektverwaltung und –koordination. Voraussetzung ist beispielsweise im Vorfeld die Metadaten festzulegen, damit diese übergreifend in Dokumentenmappen wiederverwendet werden.
Als Plattform für Kollaboration, Web-Content-Management und Dokumentenmanagement unterstützt SharePoint im Unternehmen die Zusammenarbeit auf Unternehmens-, Abteilungs-, Team– und Projektebene. Jedes Unternehmen mit einer SharePoint-Umgebung benötigt zwingend eine eigene Umgebung zum Testen und Entwickeln. Im besten Fall repliziert diese Test– und Entwicklungsumgebung die finale Produktivumgebung. Heutzutage wird das über virtuelle Server realisiert. Betreibt man sie auf Microsoft Azure, so verkürzt sich im Vergleich mit einer herkömmlichen Installation die Bereitstellungszeit und die Kosten sinken signifikant. Mit Microsoft Azure-VMs (IaaS) kann sowohl eine „Upgrade Farm“ als auch eine Test– bzw. Entwicklungs-umgebung in kurzer Zeit und ohne Kapitalbindung in Betrieb genommen werden.
Um Hard– und Softwarekosten zu minimieren stellen Sie hochverfügbare SharePoint-Server als Zusammenarbeitslösung für Ihre Organisation mit einer SharePoint-Wiederherstellungsumgebung in Azure bereit. Je nach Last auf den Systemen können Sie Ihre Umgebung flexibel nach oben und unten skalieren und müssen nur bezahlen, was Sie auch tatsächlich nutzen.
Beispiel für das Dokumentenmanagement mit SharePoint – Workflow
Bei Fragen kontaktieren uns gern, wir helfen Ihnen weiter: info@ipdynamics.de