SharePoint – Mehr als nur eine Dateiablage!

„Der Arbeits­platz ver­än­dert sich, warum dann nicht auch die Datei­ab­lage?“

Diese und wei­tere Fra­gen stel­len sich so einige Mit­ar­bei­ter, denn Sie neh­men deut­lich wahr, dass sich ihr Arbeits­platz wan­delt. Neben zen­tra­ler und dezen­tra­ler Zusam­men­ar­beit, arbei­ten Mit­ar­bei­ter immer häu­fi­ger mit einem Internet-​Browser (IE, FF, Safari, App auf dem Smart­phone, etc.), denn Anwen­dun­gen wer­den immer häu­fi­ger über einen Internet-​Browser aus­ge­führt, statt sie zu instal­lie­ren. Und die Idee der Unter­neh­men, die jeder bestimmt schon ein­mal gehört hat, lau­tet: „Alles ist von über­all aus erreich­bar und Doku­mente sowie Infor­ma­tio­nen lie­gen zen­tral ab“. Aber ist diese Idee auch in der Pra­xis umsetz­bar?

Mit Sha­re­Point ent­fällt das Ver­sen­den von Doku­men­ten via E-​Mail, da Links ver­schickt wer­den. Diese Links sind wie die schon bekann­ten Inter­net­adres­sen auf­ge­baut und füh­ren den Mit­ar­bei­ter direkt zu dem Doku­ment. Egal, ob Word, Excel, PDF oder andere Datei­for­mate, das Doku­ment wird über den Link auf­ge­ru­fen und kann sofort bear­bei­tet wer­den.

• Tipp: Die Bear­bei­tung erfolgt mit den Office-​Online-​Versionen für Word, Excel, Power­Point etc., es kann aber auch jeder­zeit in die lokal instal­lierte Anwen­dung gewech­selt wer­den.

Folg­lich ist die Idee des Unter­neh­mens, dass alle Doku­mente und Infor­ma­tio­nen zen­tral ablie­gen und für alle abruf­bar sind durch den Ein­satz von Sha­re­Point Wirk­lich­keit. Und damit ist der essen­zi­elle Grund­stein für die heu­tige zuneh­mende zen­trale und dezen­trale Zusam­men­ar­beit gesetzt.

Für die Pro­jekt­ar­beit und intern benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen bringt Sha­re­Point ebenso Vor­teile mit. Neben Links ver­sen­den, kön­nen alle zusam­men­ge­hö­ri­gen Infor­ma­tio­nen und Doku­mente zu Pro­jek­ten, inter­nen The­men sowie frei­ge­ge­bene Doku­mente und Abbil­dun­gen zen­tral oder team­o­ri­en­tiert abge­legt wer­den. Das heißt, je nach­dem wie Ihre Unter­neh­mens­struk­tu­ren gestal­tet sind, kön­nen im Sha­re­Point die Infor­ma­tio­nen auf­be­rei­tet und frei­ge­ge­ben wer­den.

Dar­aus resul­tiert fol­gen­der gro­ßer Nut­zen für Ihr Unter­neh­men: Kein Doku­ment, keine Infor­ma­tion ver­bleibt bei einem ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter im Post­fach bis zur Bear­bei­tung. Es wird zen­tral gear­bei­tet. Außer­dem wer­den Doku­mente mit einem ein­deu­ti­gen Sta­tus, wie „In Bear­bei­tung“ und „Frei­ge­ge­ben“ gekenn­zeich­net.

Abbil­dung: Die SharePoint-​Informationsarchitektur

Wis­sens­ma­nage­ment umset­zen

Sha­re­Point löst ein Pro­blem, was unse­rer Erfah­rung nach viele Unter­neh­men mit sich her­um­tra­gen: Ange­sichts der zuneh­men­den Bedeu­tung eines schnel­le­ren Infor­ma­ti­ons­aus­tau­sches sowie Wis­sens­auf­baus und Wis­sens­aus­tau­sches bei gleich­zei­tig zen­tra­ler und dezen­tra­ler Zusam­men­ar­beit in Pro­jek­ten, ist eine zen­trale Doku­men­ten­ab­lage mit Doku­men­ten­ma­nage­ment und Wis­sens­spei­cher in jedem Unter­neh­men Vor­aus­set­zung. Dies wird zumeist nur mit­tel­mä­ßig mit einem File­ser­ver oder einer ein­fa­chen Ord­ner­struk­tur bzw. Datei­ab­lage gepflegt.
Mit Sha­re­Point und der zen­tra­len Doku­men­ten­ab­lage mit Doku­men­ten­ma­nage­ment und Wis­sens­spei­cher kön­nen viele und zeit­rau­bende Nach­fra­gen via E-​Mails und Tele­fo­nate – wo die Infor­ma­tio­nen lie­gen und wie aktu­ell diese sind – ein­ge­spart wer­den. Nach­fra­gen sind oft mit Zeit ver­bun­den und ver­schlin­gen damit wert­volle pro­duk­tive Arbeits­zeit.

Sha­re­Point ist unse­rer Pro­jekt­er­fah­rung nach eine viel­sei­tige Anwen­dung. Die fle­xi­ble Benut­zer­ober­flä­che lässt sich auf ver­schie­denste Anwen­dungs­be­rei­che anpas­sen. Zusätz­lich eig­net es sich her­vor­ra­gend für Pro­jekt­ar­beit und das Wis­sens­ma­nage­ment in Ihrem Unter­neh­men. Seit der letz­ten Aktua­li­sie­rung der DIN EN ISO 9001 ist das Wis­sens­ma­nage­ment eine tra­gende Säule der Unter­neh­mens­kul­tur gewor­den, die Sie im Rah­men der (Re-)Zertifizierung nach­wei­sen müs­sen. Die viel­fäl­ti­gen Anpas­sungs­mög­lich­kei­ten von Sha­re­Point machen es zur idea­len Platt­form, um Wis­sen zu spei­chern und abru­fen zu kön­nen.

Mit Sha­re­Point heißt Doku­men­ten­ma­nage­ment:

• Doku­mente und damit Infor­ma­tio­nen zen­tral für alle Mit­ar­bei­ter zur Ver­fü­gung stel­len (mit Berech­ti­gungs­kon­zept).
• Ver­sio­nierte Doku­mente frei­ge­ben und eine Ver­si­ons­kon­trolle sowie Archi­vie­rung ein­füh­ren, um interne sowie recht­li­che Vor­ga­ben, Vor­schrif­ten und Gesetze ein­zu­hal­ten.
• Wis­sens­ma­nage­ment durch Auf­bauen und Pflege von Infor­ma­tio­nen nut­zen, bei­spiels­weise über Wikis, Blogs, Kalen­der und News­let­ter.
• Pro­jekte steu­ern, Projekt-​Controlling und Auf­ga­ben­liste für ein­fa­che zen­trale Pla­nung und Koor­di­na­tion bereit­stel­len.

Den­noch fra­gen sich viele, was Sha­re­Point eigent­lich kann.

Doku­mente erstel­len und hoch­la­den

In der Webober­flä­che von Sha­re­Point kön­nen Sie direkt Doku­mente per Drag & Drop hoch­la­den oder neue Doku­mente erstel­len.

Doku­men­ten­map­pen

Doku­men­ten­map­pen sind eine wich­tige Funk­tion in Sha­re­Point. Doku­men­ten­map­pen sind eine Samm­lung von zusam­men­ge­hö­ri­gen Doku­men­ten, zum Bei­spiel für Ange­bote oder Pro­jekt­do­ku­mente, also ein eige­ner SharePoint-​Ordner. Alle zu die­sem SharePoint-​Ordner gehö­ren­den Doku­mente wer­den „getaggt“, „gela­belt“, „mar­kiert“ oder „mit Schlag­wor­ten ver­se­hen“ – wie ein Mit­ar­bei­ter sagen würde. Damit erhal­ten alle zusam­men­ge­hö­ri­gen Doku­mente die soge­nann­ten gemein­sa­men Meta­da­ten. Meta­da­ten kön­nen bei­spiels­weise Pro­jekt­num­mer, Doku­ment­typ oder der Doku­men­ten­sta­tus sein.

Bei­spiel für Meta­da­ten:

Intel­li­gente Doku­men­ten­map­pen

Das Non­plus­ul­tra bei Sha­re­Point ist die Funk­tion für intel­li­gente Doku­men­ten­map­pen, dass diese auto­ma­tisch am rich­ti­gen Spei­cher­ort abge­legt wer­den und bereits viele eigene Vor­la­gen ent­hal­ten kön­nen. Bei­spiel: Haben Sie die Doku­men­ten­mappe so kon­fi­gu­riert, dass beim Erstel­len auto­ma­tisch Doku­mente zur Ver­fü­gung ste­hen sol­len, sehen Anwen­der diese auf der Will­kom­mens­seite und kön­nen gleich darin arbei­ten. Die Vor­aus­set­zung dafür ist das Ein­stel­len von Inhalts­re­geln. Intel­li­gente Doku­men­ten­map­pen erlau­ben weit­rei­chende Kon­fi­gu­ra­tio­nen für Doku­mente und auch Berech­ti­gungs­ein­stel­lun­gen.

Für alle Mit­ar­bei­ter heißt es dann nur noch: Steht ein neuer Auf­trag, ein neues Ange­bot oder ein neues Pro­jekt an, kann der Mit­ar­bei­ter mit einem Maus­klick alle Vor­aus­set­zun­gen schaf­fen, um mit der Arbeit zu begin­nen und zen­tral mit allen Kol­le­gen zu arbei­ten. Und natür­lich kann die­ser anschlie­ßend sehr leicht den direk­ten Link einer Doku­men­ten­mappe per E-​Mail ver­sen­den.

Doku­men­ten IDs ver­wen­den

Jedem Doku­ment wird eine ein­deu­tige ID zuge­wie­sen. Anwen­der kön­nen sogar nach Doku­men­ten mit die­ser ID suchen. Auf diese Weise ist jedes Doku­ment in Sha­re­Point genau iden­ti­fi­zier­bar. Und das bedeu­tet für das Doku­men­ten­ma­nage­ment: Die Sha­re­Point Option, eine ein­deu­tige ID zuzu­ord­nen, ermög­licht den direk­ten Zugriff auf die Datei per URL, auch wenn die Datei an einen ande­ren Ort ver­scho­ben wird.

Vor­teile

• Pro­jekt­ver­wal­tung mit Doku­men­ten­map­pen
• Zusam­men­ar­beit in Teams und in Pro­jek­ten
• Nut­zung auf vie­len End­ge­rä­ten
• Unter­stützt Bar­rie­re­frei­heit durch Vor­ga­ben und Ein­stel­lun­gen in den Berei­chen
  • Les­bar­keit durch Farb­kon­traste
  • Navi­ga­tion per Tas­ta­tur, per Maus oder per Sprach­aus­gabe
  • Alter­na­tiv­text und Tran­skrip­tio­nen

• Schnell rele­vante Infor­ma­tio­nen fin­den und damit Arbeits­pro­zesse beschleu­ni­gen
• Geschäfts­pro­zesse und Work­flows: Fest­le­gen, wie Sha­re­Point Doku­mente behan­deln soll. Bei­spiels­weise auto­ma­ti­sche Umbe­nen­nung sowie Ablage und Archi­vie­rung, wenn ein bestimm­ter Sta­tus für ein Doku­ment fest­ge­legt wurde

• Redu­zie­rung des E-​Mail-​Verkehrs und zen­trale Infor­ma­ti­ons­ver­tei­lung:
• Opti­male Pro­zess­un­ter­stüt­zung durch
  • Pro­jekt­ar­beit und Pro­jekt­do­ku­mente zusam­men able­gen
  • Kos­ten­kon­trolle, Pro­jekt­plan und Busi­ness Intel­li­gence (Micro­soft Power­Apps) für ein­fa­che Pro­jekt­ver­wal­tung und Pro­jekt­aus­wer­tung ein­set­zen
  • Einen zen­tra­len Ter­min­ka­len­der und Auf­ga­ben­lis­ten errei­chen

• Wis­sens­ma­nage­ment und Wis­sens­aus­tausch via Wiki, Blog, Forum nut­zen
• Berech­ti­gungs­kon­zept: Grund­le­gen­des gra­nu­la­res kon­fi­gu­rier­ba­res Berech­ti­gungs­kon­zept ein­stell­bar. Sie kön­nen Berech­ti­gun­gen sogar soweit kon­fi­gu­rie­ren, dass Anwen­der Doku­mente ausch­e­cken müs­sen, um ver­se­hent­li­che Ände­run­gen zu ver­mei­den
• Leis­tungs­fä­hige und intel­li­gente Such­funk­tio­nen und gleich­zei­tig weni­ger Ord­ner

Zusam­men­fas­sung

Unsere Erfah­rung und unser Know-​How: Bei Sha­re­Point ist ein fir­men­spe­zi­fi­scher Auf­bau der gesam­ten Platt­form immer not­wen­dig und die Ein­fach­heit mit Links zu arbei­ten ist uner­setz­lich für die interne Orga­ni­sa­tion und für die Pro­jekt­ver­wal­tung und –koor­di­na­tion. Vor­aus­set­zung ist bei­spiels­weise im Vor­feld die Meta­da­ten fest­zu­le­gen, damit diese über­grei­fend in Doku­men­ten­map­pen wie­der­ver­wen­det wer­den.

Als Platt­form für Kol­la­bo­ra­tion, Web-​Content-​Management und Doku­men­ten­ma­nage­ment unter­stützt Sha­re­Point im Unter­neh­men die Zusam­men­ar­beit auf Unternehmens-​, Abteilungs-​, Team– und Pro­jek­t­ebene. Jedes Unter­neh­men mit einer SharePoint-​Umgebung benö­tigt zwin­gend eine eigene Umge­bung zum Tes­ten und Ent­wi­ckeln. Im bes­ten Fall repli­ziert diese Test– und Ent­wick­lungs­um­ge­bung die finale Pro­duk­ti­v­um­ge­bung. Heut­zu­tage wird das über vir­tu­elle Ser­ver rea­li­siert. Betreibt man sie auf Micro­soft Azure, so ver­kürzt sich im Ver­gleich mit einer her­kömm­li­chen Instal­la­tion die Bereit­stel­lungs­zeit und die Kos­ten sin­ken signi­fi­kant. Mit Micro­soft Azure-​VMs (IaaS) kann sowohl eine „Upgrade Farm“ als auch eine Test– bzw. Entwicklungs-​umgebung in kur­zer Zeit und ohne Kapi­tal­bin­dung in Betrieb genom­men wer­den.

Um Hard– und Soft­ware­kos­ten zu mini­mie­ren stel­len Sie hoch­ver­füg­bare SharePoint-​Server als Zusam­men­ar­beits­lö­sung für Ihre Orga­ni­sa­tion mit einer SharePoint-​Wiederherstellungsumgebung in Azure bereit. Je nach Last auf den Sys­te­men kön­nen Sie Ihre Umge­bung fle­xi­bel nach oben und unten ska­lie­ren und müs­sen nur bezah­len, was Sie auch tat­säch­lich nut­zen.

Bei­spiel für das Doku­men­ten­ma­nage­ment mit Sha­re­Point – Work­flow

Bei Fra­gen kon­tak­tie­ren uns gern, wir hel­fen Ihnen wei­ter: info@​ipdynamics.​de