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Digitalisierung bedeutet Wandel. In Unternehmen ist dieser Prozess in der Regel mit der Veränderung von Arbeitsabläufen, Arbeitsplätzen und der Büroinfrastruktur durch die zunehmende Nutzung von digitaler Hard– und Software verbunden. Durch die Digitalisierung verändert sich der Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter erheblich. Daher ist es wichtig, Digitalisierungsprozesse auch kommunikativ zu begleiten.Unternehmen digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Zugleich soll die Einführung moderner Technologien den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und bestimmte Prozesse beschleunigen. In der Arbeitswelt werden im Zuge der Digitalisierung einzelne Prozesse optimiert und vernetzt. Beispielsweise, indem der standort– und geräteunabhängige Zugriff auf alle Unternehmensdaten ermöglicht wird. Oder durch die Automatisierung bestimmter, häufig wiederkehrender Prozesse. Eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg solcher Digitalisierungsmaßnahmen ist, dass die Mitarbeiter die neu eingeführten Technologien auch verstehen und damit umgehen können.Während der betriebswirtschaftliche Nutzen von Digitalisierungsprojekten im Rahmen einer Business Case Analyse evaluiert wird, erfolgt deren umsichtige Vor– und Nachbereitung im Rahmen des Change Managements.

Ein Change-Prozess beschreibt eine geplante strategische, strukturelle oder organisatorische Veränderung in einem Unternehmen, die der Anpassung an sich wandelnde Rahmenbedingungen dient. Solche Veränderungen können verschiedene Unternehmensbereiche betreffen – je nachdem, von welchen internen und externen Faktoren das Geschäftsfeld einer Firma abhängt. Durch die Dynamik regelmäßiger technologischer Innovationsschübe ist die Unternehmens-IT ein klassischer Bereich, der häufig von solchen Anpassungen betroffen ist.Change-Prozesse müssen sorgfältig geplant und vorbereitet werden. Wenn zum Beispiel unternehmensweit eine neue Software eingeführt wird, kann dies nicht „von heute auf morgen“ geschehen. Vielmehr ist es Aufgabe des Change Managements, den Veränderungsprozess in seiner ganzen Komplexität zu erfassen, die notwendigen Vorbereitungen zu treffen sowie ein Lösungskonzept zu entwickeln und umzusetzen. So muss etwa im Falle des Rollouts einer neuen IT-Lösung zunächst die gegenwärtige Situation analysiert und eine Zielvorstellung formuliert werden. Zugleich ist dafür Sorge zu tragen, dass dem Vorhaben unternehmensintern die nötige Akzeptanz entgegengebracht wird. Unbedingt muss auch auf die Einhaltung eventuell bestehender organisatorischer oder arbeitsrechtlicher Regularien geachtet werden. Und zu guter Letzt sollten die Mitarbeiter professionell geschult werden, um mit der neuen Software zukünftig ihren Arbeitsalltag bestreiten zu können.Dank umsichtigem Change Management werden auch komplexe Veränderungsprozesse zielorientiert realisiert und ebnen Ihrem Unternehmen den Weg in eine erfolgreiche Zukunft.

Um zu verstehen, was eine Business Case Analyse ist, muss zunächst geklärt werden, was gemeinhin unter einem Business Case verstanden wird. In einem Business Case werden die voraussichtlichen finanziellen und strategischen Auswirkungen dargestellt, die für ein Unternehmen mit einer bestimmten Investition verbunden sind. Bei einer solchen Investition könnte es sich zum Beispiel um die Entwicklung eines neuen Produkts oder die Expansion auf neue Geschäftsfelder handeln. Der Business Case ermöglicht eine Beurteilung, ob sich die Durchführung des mit der Investition verbundenen Projekts oder Vorhabens für das Unternehmen lohnt. Damit bildet er die Grundlage, auf der im Idealfall eine betriebswirtschaftliche Entscheidung gefällt werden kann.Die Business Case Analyse umfasst wiederum die Arbeitsleistung und Recherche, die der Erstellung eines Business Case vorausgehen. Die Analyse beinhaltet eine detaillierte Dar– und Gegenüberstellung aller mit dem Investitionsvorhaben verbundenen Kosten, Nutzen und Risiken. Darüber hinaus wird zwischen den möglichen Alternativen abgewogen. Um einen möglichst differenzierten Blick auf das potenzielle Projekt zu eröffnen, stützt sich die Business Case Analyse auf umfassende Kalkulationen, Risikobewertungen, vorhandene Fallstudien, vergleichbare frühere Business Cases sowie im Idealfall auf die Einschätzung erfahrener Experten des jeweiligen Fachgebiets.Im Ergebnis liefert die Analyse einen Business Case mit konstruktiven Vorschlägen zur Durchführung des darin beschriebenen Vorhabens. Da alle Chancen und Risiken sorgsam abgewogen und beurteilt wurden, gewinnt das Unternehmen an Entscheidungssicherheit. Die betriebswirtschaftliche Entscheidung für oder gegen eine Investition wird durch die Business Case Analyse transparent und nachvollziehbar gemacht.

Für Menschen mit körperlichen Behinderungen, etwa einem fehlenden Seh– oder Hörsinn oder motorischen Einschränkungen, ist die Büroarbeit mit speziellen Herausforderungen verbunden. Mithilfe barrierefreier Software soll allen Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglicht werden, dieselbe Arbeit erledigen zu können. So werden auch Menschen mit körperlichen Einschränkungen in die Lage versetzt, Geschäftsvorfälle zu bearbeiten oder in einem Call Center Anrufe entgegenzunehmen.Durch verschiedene Normen, wie die ISO 9241 für die „Ergonomie der Mensch-System-Interaktion“, die „Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)“ des World Wide Web Consortiums und die „Barrierefreie Informationstechnik Verordnung (BITV 2.0)“, sind Richtlinien beziehungsweise Kriterien für barrierefreie Software definiert. Demnach muss der Code von Software-Applikationen zugänglich sein, damit Screenreader Zugang zu den Informationen bekommen und behinderte Menschen assistive Technologien einsetzen können. Darüber hinaus sind Hürden in der Benutzeroberfläche zu vermeiden. Einfach zu erschließende, klar strukturierte Benutzeroberflächen sind mit hoher Wahrscheinlichkeit barrierefrei, weil sie von assistiven Technologien erfasst und somit beispielsweise auch von Menschen mit eingeschränktem Sehvermögen bedient werden können.In der Softwareentwicklung und Programmierung von Business-Applikationen haben sich gemischte Teams aus IT-Leuten, Entwicklern, Fachverantwortlichen und Anwendern bewährt. Auch in Projekten mit barrierefreier Software ist es sinnvoll, die eigentlichen Nutzer, eingeschränkt und nicht, in den Entwicklungsprozess einzubeziehen. Gerade behinderte Anwender können aufgrund ihrer Alltagserfahrungen wichtige Ideen einbringen.

Die DSGVO dient dem Schutz personenbezogener Daten. Damit sind laut der Verordnung sämtliche Informationen gemeint, die sich auf eine bestimmte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Allein deshalb ist die DSGVO im Kontext von IT-Projekten für alle Unternehmen relevant, bei denen Daten automatisiert verarbeitet oder im Rahmen einer nicht-automatisierten Verarbeitung gespeichert werden.So ist insbesondere das Contact-Center-Umfeld ein hochsensibler Bereich, in dem sowohl die Daten der eigenen Mitarbeiter als auch die Daten der Kunden erfasst werden. Dies betrifft einerseits Verbindungsdaten sowie andererseits auch Kommunikationsinhalte. Es wird dokumentiert und gespeichert, welche Mitarbeiter mit welchen Kunden in Kontakt standen. Per CRM-Anbindung erfolgt bei jedem Kontakt ein unmittelbarer Abgleich mit der Kundendatenbank. Falls erforderlich – beispielsweise aus Gründen der Qualitätssicherung – werden sogar die konkreten Inhalte der Gespräche oder der Korrespondenz gespeichert. Hierbei kann es sich auch um Daten handeln, die als besonders schützenswert zu betrachten sind. Im Falle einer Versicherung könnten beispielsweise die sensiblen Gesundheitsdaten eines Versicherungsnehmers gespeichert werden.Bei Verstößen gegen die DSGVO drohen neben einem Imageschaden auch empfindliche Bußgelder. IP Dynamics bringt langjährige Erfahrung aus vielen vergleichbaren Projekten mit und sorgt dafür, dass Sie auch die rechtlichen Herausforderungen sicher meistern.