Fach­ar­ti­kel

Einfach Teams! Oder geht’s gar nicht so leicht?

Die Coro­na­krise kennt auch Gewin­ner. Micro­softs 2017 ver­öf­fent­lichte Kom­mu­ni­ka­ti­ons– und Collaboration-​Plattform Teams gehört zwei­fel­los dazu. Wäh­rend welt­weit eine schier unge­heure Zahl von Arbeit­neh­mern ohne lange Vor­lauf­zeit ins Home­of­fice gewech­selt ist, erlebte der Dienst einen regel­rech­ten Boom. Ende März 2020 ist die Zahl der welt­weit pro Tag akti­ven Teams-​Nutzer inner­halb einer Woche um 12 Mil­lio­nen auf ins­ge­samt 44 Mil­lio­nen gestie­gen. Wie­derum einen Monat spä­ter wur­den 75 Mil­lio­nen täg­lich aktive Nut­zer gezählt. Inzwi­schen, rund ein hal­bes Jahr nach dem Beginn der glo­ba­len Krise, dürfte die Zahl der User noch ein­mal wesent­lich höher lie­gen.

Schon der Teams-​Vorgänger Skype for Busi­ness hatte sei­ner­zeit die Kom­mu­ni­ka­tion in vie­len Unter­neh­men revo­lu­tio­niert. Nach­dem die Online­ver­sion die­ses Diens­tes im ver­gan­ge­nen Jahr zum 31. Juli 2021 abge­kün­digt wurde, ist Micro­soft nun offen­bar mit Teams der nächste Voll­tref­fer geglückt. Neben der Mög­lich­keit, mit den Kol­le­gen zu tele­fo­nie­ren, zu chat­ten oder zu kon­fe­rie­ren, sind viele nütz­li­che Apps und vor allem die Inte­gra­tion von Sha­re­Point kaum noch aus dem Arbeits­all­tag weg­zu­den­ken.

Dabei gestal­tet sich die kol­la­bo­ra­tive Nut­zung der ver­schie­de­nen Anwen­dun­gen von Micro­soft über das Micro­soft 365-​Abo denk­bar ein­fach. Anwen­der kön­nen, sofern Teams nicht expli­zit deak­ti­viert wurde, direkt los­le­gen. Sie kön­nen nach Belie­ben Teams erstel­len, Gäste ein­la­den sowie Doku­mente able­gen und tei­len. Die Platt­form macht das gemein­same Arbei­ten intui­tiv, schnell und unkom­pli­ziert. Alle Fea­tures sind gemäß der Stan­dard­ein­stel­lung akti­viert und kön­nen unmit­tel­bar von den Anwen­dern genutzt wer­den. Und genau das ist doch im Sinne der Unter­neh­men – oder?

Viele Wege füh­ren zu Teams

Die Ein­rich­tungs­mög­lich­kei­ten von Micro­soft Teams sind ebenso viel­fäl­tig wie der Funk­ti­ons­um­fang. IP Dyna­mics hat als erfah­re­ner Inte­gra­tor und lang­jäh­ri­ger Micro­soft Gold-​Partner drei Vor­ge­hens­wei­sen beob­ach­tet, nach denen deut­sche Unter­neh­men bei der Ein­rich­tung von Teams ver­fah­ren:

1. Schnell und agil
Micro­soft Teams wird ohne große Vor­be­rei­tung aus­ge­rollt. Die Anwen­der ent­schei­den, wie sie die Anwen­dung nut­zen möch­ten und eta­blie­ren indi­vi­du­elle Work­flows. Das Unter­neh­men ver­zich­tet dabei voll­kom­men auf ver­bind­li­che Vor­ga­ben und setzt den Mit­ar­bei­tern keine Gren­zen. Jedes Team orga­ni­siert seine Struk­tur frei nach den eige­nen Bedürf­nis­sen. Sofern tech­ni­sche oder orga­ni­sa­to­ri­sche Pro­bleme auf­tre­ten, wer­den diese agil behan­delt.

2. Zurück­hal­tend und abwar­tend
Auf­sei­ten des Unter­neh­mens ist unklar, wel­che Vor­teile Micro­soft Teams den eige­nen Mit­ar­bei­tern bringt, ob die Soft­ware akzep­tiert würde und inwie­weit sie das Unter­neh­men vor­an­brin­gen kann. Bevor nicht geklärt ist, wel­cher Nut­zen dem finan­zi­el­len Auf­wand gegen­über­steht, wird das Unter­neh­men keine stra­te­gi­sche Ent­schei­dung tref­fen.

3. Struk­tu­riert und dosiert
Das Unter­neh­men ana­ly­siert die Bedürf­nisse und Arbeits­ab­läufe der eige­nen Mit­ar­bei­ter und ent­wi­ckelt ein maß­ge­schnei­der­tes Kon­zept für die Ein­rich­tung von Micro­soft Teams. Nicht benö­tigte Funk­tio­nen wer­den deak­ti­viert oder auf admi­nis­tra­ti­ver Ebene ver­wal­tet, der Gestal­tungs­spiel­raum der Anwen­der wird sinn­voll ein­ge­grenzt. Micro­soft Teams wird gezielt ein­ge­setzt, um Unter­neh­mens­pro­zesse zu ver­bes­sern. Die Anwen­der sol­len nicht über­for­dert wer­den.

Schnell, agil, zu viel?

Nach dem Beginn der Coro­na­krise waren viele Unter­neh­men durch die rapide Ver­än­de­rung der Rah­men­be­din­gun­gen gezwun­gen, Micro­soft Teams nach der Vor­ge­hens­weise schnell und agil ein­zu­füh­ren. Unge­ach­tet des­sen war die Begeis­te­rung vie­ler­orts groß, weil sich die Zusam­men­ar­beit aus dem Home­of­fice per Teams zügig und unkom­pli­ziert rea­li­sie­ren ließ. Aus Bera­ter­sicht musste IP Dyna­mics die anfäng­li­che Eupho­rie jedoch oft­mals brem­sen. Zwar kann der gewünschte Funk­ti­ons­um­fang auf Anhieb bereit­ge­stellt wer­den, jedoch lie­gen im Detail einige Tücken ver­bor­gen.

Da die Anwen­der in der Regel nicht auf die Ein­füh­rung der neuen Platt­form vor­be­rei­tet und ent­spre­chend geschult wur­den, bleibt die Abgren­zung zu ande­ren Tools und Diens­ten unklar. Zwar betei­ligt sich jeder Kol­lege auf irgend­eine Art und Weise, doch weiß kei­ner so recht, für wel­che Arbeit sich wel­cher Dienst am bes­ten eig­net. Außer­dem sind die Outlook-​Adressbücher der Mit­ar­bei­ter häu­fig schon nach weni­gen Wochen mit unzäh­li­gen Micro­soft Teams-​Postfächern über­füllt. Hinzu kom­men zahl­rei­che Teams, die nur zu Test­zwe­cken ange­legt wur­den.

Dar­über hin­aus besteht die Gefahr, dass sen­si­ble Inhalte auch von exter­nen Per­so­nen ein­ge­se­hen wer­den kön­nen, da sich die Mit­glie­der eines Teams des exter­nen Zugriffs nicht bewusst sind. Der man­gel­hafte Daten­schutz ist nicht nur aus Sicht der unter­neh­mens­in­ter­nen Revi­sion ein Pro­blem.

Da meist eine zen­trale Stelle fehlt, die das Erstel­len der Teams koor­di­niert, ent­steht oft­mals Ver­wir­rung. Die Anwen­der ver­lie­ren den Über­blick und wis­sen bald nicht mehr, wel­che Teams für sie rele­vant sind. Die User-​Akzeptanz lei­det und Unzu­frie­den­heit brei­tet sich aus. Die Kol­le­gen aus den IT-​Fachbereichen ärgern sich wie­derum über den Kon­troll­ver­lust und das zuneh­mende Chaos im Azure Active Direc­tory. Ihnen feh­len die Steue­rungs­mög­lich­kei­ten, um das Anle­gen von Teams und die Ownership der Objekte über­wa­chen und einen Life Cycle sicher­stel­len zu kön­nen.

Bei unzu­rei­chen­der Vor­be­rei­tung der Rol­l­out­phase wach­sen mit zuneh­men­der Nut­zungs­dauer die Pro­bleme im Zusam­men­hang mit Micro­soft Teams sowie die all­ge­meine Unzu­frie­den­heit im Unter­neh­men.

Umsich­ti­ger Rol­l­out führt zu mehr Freude mit Teams

Drei The­men sind zu beach­ten, damit Teams spä­ter auch wirk­lich ein­fach und gewinn­brin­gend ein­ge­setzt wer­den kann:

  1. Anwen­dungs­be­reich (Scope)
  2. Steue­rung (Gover­nance)
    a) Regeln (Rules & Regu­la­ti­ons)
    b) Rol­len & Ver­ant­wor­tung (Roles & Responsi­bi­li­ties)
    c) Erstel­lungs­pro­zess & Lebens­zy­klus (Pro­vi­sio­ning & Life Cycle)
  3. Ein­füh­rung (Adop­tion & Change)

Diese Anfor­de­run­gen sind im Grunde nicht neu. Ihre Berück­sich­ti­gung ist jedoch für die Ein­füh­rung von Cloud–Diens­ten und ins­be­son­dere für Col­la­bo­ra­tion–Tools wie Micro­soft Teams von zen­tra­ler Bedeu­tung, um neben einem run­den Benut­zer­er­leb­nis auch die gän­gi­gen Daten­schutz­be­stim­mun­gen zu erfül­len. Die fol­gende Tabelle bil­det die wich­tigs­ten Fra­gen ab, die im Zuge der Ein­füh­rung von Micro­soft Teams zu beach­ten sind:

Ein erfah­re­ner IT-​Partner kann hel­fen, diese und wei­tere Fra­gen zu beant­wor­ten und dar­aus ein maß­ge­schnei­der­tes Kon­zept für den Rol­l­out von Micro­soft Teams abzu­lei­ten. Dabei soll­ten die ver­ant­wort­li­chen Mit­ar­bei­ter des betref­fen­den Unter­neh­mens über das gesamte Pro­jekt hin­weg eng mit dem bera­ten­den IT-​Partner zusam­men­ar­bei­ten. So kön­nen Arbeits­ab­läufe gemein­sam ana­ly­siert und pra­xis­nahe Use Cases ent­wi­ckelt wer­den.

Im Ide­al­fall geht die Bera­tung über die Ein­füh­rung von Micro­soft Teams hin­aus. So bleibt die Nut­zung von Teams nicht nur ein kurz­fris­ti­ger Erfolg, son­dern führt auch lang­fris­tig zu mehr Freude und Erfolg bei der täg­li­chen Zusam­men­ar­beit.